SOMEn mahdollisuuksia: dokumenttien jakamisesta kohti yhteisöllistä online- työskentelyä

Tämän syksyn aikana olemme ottaneet WIKIn SOME- työkaluna käyttöön osana laatukuvausten tekemistä. Olen tämän työskentelyn aikana alkanut pohtimaan, mistä tässä yhdessä toteutetttavassa SOME- työskentelyssä oikeastaan on kyse. Olemmeko tekemässä dokumenttien työstämistä  yhdessä vai olemmeko  enemmänkin jakamassa osaamistamme yhteisöllisesti online?

Sosiaalisen median työkalujen käyttö vaatii käyttäjältään perehtymistä itse työkaluun esimerkiksi WIKIin, Google docsiin tai vaikka Facebookin ryhmätyökaluihin. Online- ryhmätyöskentelyyn ryhdyttäessä tulee siihen osallistuvilla olla selvillä yhteisen työskentelyn päämäärä konkreettisena  tuotoksena  esimerkiksi  dokumenttina, jonka rakenne ja sisältö tulee olla tietyn muotoinen. Osallistujien tulee olla selvillä  myös välitavoitteista, aikatauluista ja tehtäväjaoista eri asiantuntijarooleissa toimivien henkilöiden välillä. Tämä kaikki vaatii yhteistä sopimista eli pelinsäännöt online- työskentelylle. Tämän lisäksi tarvitaan vielä osallistujilta sitoutumista työskentelyyn ja vetäjältä kärsivällisyyttä ohjata työskentelyä kohti yhteistä päämäärää.

Seuratessaan työskentelyn etenemistä vetäjän tehtävänä on ohjata työskentelyä antamalla rehellistä palautetta osallistujille sekä kannustamalla, kehoittamalla, kritisoimalla, kysymällä, kiittämällä ja kommentoimalla ohjata osallistujien työskentelyä. Online- työskentelyn rinnalle tulee myös suunnitella nenäkkäin tapahtuvien tapaamisten aikataulut ja sisällöt  työskentelyn edistämiseksi. Toisaalta työskententelijät voivat käydä  keskustelua tekemästään työstä  esimerkiksi Facebookin keskusteluryhmässä tai vaikka Yammerissa, joka on otettu käyttöön omassa organisaatiossani SOME- työkaluna. Myös näitä online- keskusteluja tulee ohjata, jotta itse varsinainen yhteinen työn kohde edistyy halutulla tavalla.

Tämä kaikki tähänastinen oli SOME- työskentelyn osaamista, joka on vain opiskeltava ja osattava, jos aikoo työskennellä yhteisöllisesti online. Näkisin kuitenkin, että varsinainen haaste onkin ohjata "hartioiden välissä" tapahtuvaa sitoutumista  työskentelyyn. Nykyään kenelläkään ei tunnu olevan aikaa mihinkään uusiin asioihin, jotka muuttasivat jotenkin nykyisiä toimintamalleja. Jotenkin oletetaan, että uusien asioiden opiskelu tulisi tapahtua iltaisin ja viikonloppuisin ns. työajan ulkopuolella. Mistä ihmeestä meille on syntynyt sellainen käsitys, että online- työskentely ei kuuluisi työaikaan? Onko online- työskentely todella niin paljon arvottomampaa kuin nenäkkäin tapahtuma työskentely, että sitä ei voisi tehdä työaikana vai onko jostain muusta kyse?

Entä, jos kyse ei ole kummastakaan siis siitä, että ei ole osaamista työskennellä käyttäen SOME- työkaluja  tai siitä, ettei ole aikaa online- työskentelyyn. Mitä, jos kyseessä onkin ihan kokonaan kolmas väliin tuleva tekijä eli "minä itse". Olenko "minä itse" valmis jakamaan omaa osaamistani muiden kanssa online, jos oman osaamisen jakaminen ei ole luonteva toimintamalli nenäkkäin tapahtuvassa toiminnassakaan eli offlinessa. Olenko valmis laittamaan keskeneräisen tuotokseni jakoon muille kommentoitavaksi? Mitä kaikki muut ajattelevat minusta sen jälkeen, kun online- tekemiseni tulee dokumentoitua? Kokoustamisen kulttuurissa olen voinut aika huolettomasti höpöttää eikä sanomisistani ole jäännyt muuta kuin erilaisia tulkintoja ja mielikuvia jokaisen kokoukseen osallistuneen korvien välissä olevalle muistitikulle. Onko SOME- työskentelyn mukana tuoma työskentelyn avoimmuus ja työn tekemisen näkyväksi tekemä dokumentaatio liian iso muutos meille aikaisemmin yksin töitä tehneille ja nenäkkäin kokoustamisen kulttuurissa työskenneille? 

Näin joulun tullessa onkin hyvä hetki harjoitella yhteisöllistä työskentelyä realityssä, kun teemme jouluvalmisteluja. Samalla voi pohtia, miten jokainen voisi omalla kohdallaan kehittyä online- työskentelijänä käyttäessään erilaisia SOME- työkaluja.  Oma joulutraditioni on ollut leipoa karjalanpiirakoita jouluaattoaamuna. Tähän asti olen leiponut piirakat itse, sillä se sujuu paljon nopeammin yksin tehden omassa aikataulussani, kun ei tarvitse huomioida muiden sähellystä. Piirakoista tulee juuri sen näköisiä ja makuisia kuin haluan. Ainut ongelma tässä toimintamallissa on se, että kaikki haluavat syödä vastaleivottuja karjalanpiirakoita, mutta niiden tekemisen osaaminen ei siirry seuraavalle sukupolvelle. Tänä jouluaattona olen ajatellut harjoittella  yhteisöllistä karjalanpiirakoiden leipomista yhdessä tyttärieni kanssa. Tämä suunniteltu muutos edellyttää luonnollisesti yhteistä sopimista pelinsääntöjen muutoksesta, sillä seuraava sukupolvi on vuosien myötä oppinut, että jouluaattoaamuna voi rauhassa herätä leipomisen ääniin ja tuoksuun ja ryhtyä suoraan nauttimaan lämpimiä karjalanpiirakoita. Vielä on muutama päivä aikaa miettiä, millä keinolla saan itseni lisäksi ja myös muut perheenjäsenet sitoutumaan uuteen toimintamalliin ja onko haluamani muutos edes saavutettavissa näin lyhyellä varoitusajalla.

Rauhallista online- offline- joulunaikaa kaikille ja SOME- onnea Vuodelle 2011!

Voihan vitsi ja sosiaalisen median monitorointi

Viivillä ja Wagnerilla on yli
28 000 fania Facebookissa (FB). Siis eipä ole ihme, että Wagneria ottaa joskus sydämestä, jos näytöllä ei ole jatkuvaa säpinää käynnissä. FB:n ympärille alkaa tulla muutenkin mukavia vitsejä, joiden avulla voi havainnollistaa muille, että mistä FB:issa on oikein kysymys. Tämä FaceBook in Reality YouTuben video ohjaa kädestä pitäen, miten FB toimii käytännössä.

Lähes joka organisaatio työstää parhaillaan kiivaaseen tahtiin sosiaalisen median etikettiä työntekijöilleen, niin tehdään myös meillä. Ennen kuin yhteisesti työstetty etiketti on otettu käyttöön ja SOME on osana arjen toimintaa, voi seuraavanlainen Social Media Sobriety Test estää joissakin tapauksissa tekemästä hölmöyksiä FB:ssa. FB:n ja muun sosiaalisen media tuleminen osaksi sarjakuvia, elokuvia, kirjallisuutta ja jokapäiväistä puhettamme osoittaa kuinka isosta toiminnan muutoksesta on oikeasti kysymys.

Vitsit sikseen nyt tulee vakavampaa asiaa nimittäin sosiaalisen median monitoroinnista. Olen oikeastaan oppinut monitoroinnin merkityksen SOMEssa kirjoittaessani näitä blogejani. Tuskinpa kirjoittaisin blogeja lainkaan, jos tekisin johtopäätelmiä blogieni lukijoista vain niiden blogisivulla saamaan kommentoinnin perusteella. Vain muutamat lukijat kommentoivat blogisivustolle. Enemmän henkilökohtaista palautetta saan esimerkiksi käytäväkeskusteluista ja Facebookin profiiliini. Blogien statistiikka näyttää helposti, miten paljon paljon blogeilla on lukijoita päivä, viikko, kuukausi ja koko ajalta kertymänä sekä, mistä lukijat tulevat (eri maat ja liikenteen lähteet; FB, Twitter, Google jne.).

Suomenkielisellä blogillani on ollut yhteensä 243 lukijaa syyskuun ja marraskuun 2010 välisenä aikana. 119 henkilöä luki blogini viimeisen kuukauden aikana. Englanninkielisellä blogillani on ollut yhteensä 339 lukijaa heinäkuun ja marraskuun 2010 välisenä aikana. 98 henkilöä luki blogini viimeisen kuukauden aikana. Olin pari viikkoa sitten Zenton toteuttamassa SOMEn käyttöön perehdyttävässä koulutuksessa. Tuossa erinomaisesti toteutetussa koulutuksessa silmäni avautuivat, kuinka yritykset voivat käyttää Facebookkia viestinnän ja markkinoinnin työkaluna erityisesti sitä monitoroitaessa. Tosin pelkkä monitorointi ei riitä, sillä se on vasta lähtökohta. Johdon pitäisi hyödyntää SOMEn monitorointia yhtenä liiketoiminnan ja myös toiminnan laadun arvioinnin työkaluna.

Joku varmaankin jo miettii, että minkälaisia johtopäätelmiä olen itse tehnyt omien SOME- blogieni monitoroinnista. Ensiksikin sen, että jatkan edelleen näiden SOME- blogieni kirjoittamista sekä suomeksi että englanniksi. Muutan vain kirjoitusrytmiä niin, että joka toinen viikko kirjoitan suomeksi ja joka toinen viikko englanniksi. Blogieni julkaisupäivä on tiistai. Kiitos tästä vinkistä Zenton somekoulutukselle. Toinen havaintoni on se, että opin koko ajan enemmän SOMEsta, mitä enemmän siitä kirjoitan ja jaan ajatuksiani/kokemuksiani muiden kanssa. Kolmanneksi olen huomannut sen, että blogeilleni on muodostumassa oma lukijakunta, joka on kiinnostunut myös samoista SOME- asioista kuin minä. Siis kiitos teille lukijat palautteesta komentteina blogisivulla, Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, käytävillä, ruokalassa ja kadunkulmissa. Seuraava SOME- blogi ilmestyy joulukuun puolessa välissä ja silloin on siis englanninkielisen SOME- blogin vuoro.

Sosiaalinen media tulee - oletko valmis?

 Olemme aloittaneet oman johtotiimini ja toimialan tiiminvetäjien kanssa TIETY- tutkinnon suorittamisen lokakuussa 2010. Opiskelun alussa tein tehtävän, jossa pohdin oman työni muutosta tietoteknologian kehittymisen myötä. Itselleni merkityksellisin muutos oli tietokoneen muuttuminen käyttäjäystävälliseksi WINDOWS- näkymäksi näytöllä. Sen jälkeen onkin aika tasaiseen tahtiin tullut uusia sähköisiä työkaluja kuten laskujenkäsittely- ja henkilöstöhallinnon ohjelmat, jotka ovat korvanneet aikaisempia paperitöitä. Tulevan talven aikana otamme käyttöön uudet sähköposti-, osaamisen johtamisen - ja asiakkuudenhallintaohjelmat. Lisäksi olen viimeisen kolmen vuoden aikana luonut profiilin tai perustanut käyttäjätilin yli kymmeneen sosiaalisen media (SOME) työkaluun. Nyt on tullut aika opetella SOME- työkalujen ominaisuuksia enemmän ja samalla laajentaa niiden käyttöä myös osaksi joka päiväistä johtamista.

Näiden kahdenkymmenen aktiivisen tietoteknologian käyttäjävuosien jälkeen tunnen luissani, että todellinen suuri muutos on vasta edessä. Tämä uusin käsillä oleva muutos on siinä, kuinka sosiaalisen median käyttäminen opetuksen ja ohjauksen lisäksi tulee muuttamaan oppilaitoksen johtamista. Johtaminen tulee muuttumaan kokoustamisesta asioiden valmisteluun online- ympärisöissä. Opiskelemme jakamaan asioita keskenämme, kun alamme työskennellä yhdessä SOME- online ympäristöissä. En usko, että tämä muutos avoimempaan työskentelyyn tulee olemaan helppoa, sillä meillä kaikilla on niin paljon poisoppimista vanhoista toimintamalleistamme. Toisaalta muutosta vie itsestään eteen päin asiakkaamme eli nuoriso, joka on syntynyt SOMEen ja osaa jo sujuvasti käyttää SOMEn mahdollisuuksia tullessaan ammatilliseen koulutukseen.

Minkälaisia SOME- käyttäjiä meistä on tulossa? Olemmeko luuraajia ja seurailijoita vai aktiivisia tiedon ja kokemusten jakajia. Jokaisen oma toimintamalli SOMEssa tulee olemaan varmaankin aika henkilökohtainen. Kaikki Facebookissa (FB) sosiaalista mediaa harjoitelleet ovat kuitenkin askelen edellä, sillä FB on oiva työkalu opiskella sosiaalisen media toimintaperiaatteita. Tosin aika monelle FB:n käyttäjälle suosittelisin FB:n ryhmätyökalujen käyttöön ottamista. Samalla kannattaisi pohtia, mitä omaan profiiliinsa laittaa vai olisiko fiksumpaa jakaa jotkut henkilökohtaiset asiat omassa pienemmässä ryhmässä kavereiden kanssa.

Tämä tietoteknologian kehittyminen 1990- luvun alun DOS- pimeästä maailmasta tänne 2010- luvun SOME- työhön on ollut huikea muutos. Tietoteknologia ja sen sovellutukset tuovat meille kuitenkin vain mahdollisuuksia viestiä ja tehdä työtämme paremmin. Mikään tietoteknologiaan liittyvä kehitys aina SOME- työskentelyineen ei kuitenkaan edellenkään korvaa kunnon lenkkiä ikioman labbispojan kanssa, joka tosin on myös perehtynyt sosiaalisen median kirjallisuuteen tämän syksyn aikana ;)

Kaksi päivää Second Lifessä

Olin kaksi päivää Second Life (SL)- seminaarissa http://toisessamaailmassa.fi/2010/06/16/key-note-esitykset-konkretisoivat-virtuaalista-maailmankuvaa/ Lahdessa. Menin skeptisenä seminaariin, sillä AVATAR- hahmoni Katrilli Kling ei ole oppinut lentämään/liikkumaan SL:ssä eikä löydä sieltä Päijät-Hämeen Edu Islandilta ketään. Tosin en ole kyllä etsinytkään niitä muita kymmeniätuhansia AVATARia, missä ne siellä SL:ssä luuraavat. Enkä muutenkaan ymmärrä, että, miksi pitää olla AVATAR- hahmo, miksei siellä voi olla omalla nimellään ja naamallaan kommunikoimassa muiden AVATARien kanssa. No kahden päivän jälkeen ymmärrys SL:n käyttöön lisääntyi. SL on oiva työkalu erilaisiin simulaatioharjoituksiin, joita ei pysty tekemään livenä ja tietysti nämä harjoitukset onnistuu yli mannerten globaalisti yhteisellä englanninkielellä. Toisen päivän lisätty todellisuus meni yli hilseen. Päällimmäisenä tästä teemasta jäi minulle vain kysymys, että mihin sitä tarvitaan ja miten sitä voidaan käyttää opetuksessa tai sitten sitten johtamisessa välineenä. Lisättyyn tai laajennettuun todellisuuteen perehtyminen vaatinee uuden seminaarin... tai sitten taidan vain pysyä täällä realityssä äiti luonnon helmoissa, viemällä vaikka ottopoikani Jesse Luukan (musta labradorinnoutaja 3 v.) lenkille tuonne kauniiseen syyspäivään.

Merkitykselliset SOME- kokemukset

Viimeinen lukuvuosi MBA- opinnoissa on käynnistynyt. Olen päätynyt tekemään päättötyöni aiheesta sosiaalinen media (SOME)johtamisen välineenä. Olen liittynyt lukuisiin online- verkostoihin, joissa olen yrittänyt päästä keskustelun tynkään kiinni SOMEsta johtamisessa. Ensikokemukseni on, että on todella vaikeaa liittyä ryhmiin mukaan, jos ei tunne verkostosta ketään entuudestaan siis tässä offline- maailmassa. Miten päästä mukaan SOME- online verkostoihin, joiden ensivaikutelma muistuttaa lähinnä sisäpiirinrenkaalta. Ehkä siihen löytyy ratkaisuja, kun perehdyn enemmän SOME- ajatteluun ja sen toimintamalleihin online ympäristöissä.

Omaa edistymistäni SOMEn ymmärryksessä edisti 1.9.2010 käynnistynyt innovaatioverkoston ( www.innovaatioverkosto.fi )sosiaalisen median perehdyttämisohjelma. Luennoitsijamme Helena Aramo valaisi perusteellisesti eri SOME- työkalujen mahdollisuuksia. En ole aivan noviisi SOMEn käytössä, sillä olen kirjoittanut blogeja ja käyttänyt Facebookia pian kaksi vuotta. Twitterin otin käyttöön keväällä 2010, mutta SOME- työkaluna vierastan sitä edelleen.

Suurin ristiriita luennoitsijan SOME- näkemysten ja omien SOME- kokemusten välillä oli siinä, miten hän näkee yksityisyyden ja julkisuuden SOMEssa. Hän puhui vahvasti avoimmuden puolesta SOMEn käytössä. Itse olen jotenkin ajatellut tähän asti, että oma Facebook- profiili ei ole työkavereita varten, vaan siellä jaan kokemuksiani läheisteni ja ystävieni kanssa.

Olen nyt aloittamassa lukuvuoden kestävää perehtymistä SOMEen johtamisen välineenä. Erityisen kiinnostunut olen selvittämään, muuttaako alkava SOMEn innovaatioverkosto- työskentely ajatuksiani tai jopa johtamistani, kun yhdessä ryhmän kanssa perehdytään SOME- työskentelyyn enemmän. Olenko vuoden päästä valmis jakamaan Facebook- profiilin myös työkavereiden kanssa vai haluanko pitää sen yksityisenä alueena myös jatkossa. Siinä on yksi mittari, jonka avulla ajattelutapani muutosta voi seurata seuraavan vuoden aikana.